งานธุรการ

 


งานธุรการแบ่งหน่วยย่อย ออกเป็น 3 หน่วย มีผู้รับผิดชอบดังนี้

1.       หน่วยสารบรรณ

2.      หน่วยงานการเงินและพัสดุ

3.      งานเลขานุการผู้บริหาร

1.       หน่วยสารบรรณ

-        รับผิดชอบเกี่ยวกับงานด้านเอกสารหนังสือรับ – หนังสือส่งทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย

-        ออกเลขหนังสือส่งภายใน – ส่งภายนอก มหาวิทยาลัย

-        ทำหนังสือโต้ตอบกับหน่วยงานทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย

-    จัดเก็บเอกสารต่าง ๆ โดยจัดทำแฟ้มแยกออกเป็นรายการต่าง ๆ ดังนี้ เช่น รับภายใน รับภายนอก ส่งภายใน ส่งภายนอกการปฏิบัติงานของบุคลากร เอกสารการเงิน คำสั่ง ประกาศ และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

-        จัดแยกแฟ้มเสนอให้กับผู้บังคับบัญชา หลังจากลงรับเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

-        ตรวจสอบใบลงเวลาการปฏิบัติงานของพนักงานและทำสรุปรายงานการปฏิบัติงานส่งกองการเจ้าหน้าที่เป็นประจำทุกเดือน

-        ทำหนังสือขออนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงานให้ผู้อำนวยการ และบุคลากรภายในหน่วยงาน

2.      หน่วยงานการเงินและพัสดุ

-        ทำหนังสือขออนุมัติปฏิบัติงานล่วงเวลาของบุคลากรกองแผนงาน

-        ทำหนังสือขออนุมัติเบิกเงินการปฏิบัติงานนอกเวลาของกองแผนงาน

-        ทำหนังสือขออนุมัติจัดซื้อ – จัดจ้าง และการเบิก – จ่าย

-        ทำขออนุญาตใช้รถรับ – ส่ง บุคลากรทั้งภายในและภายนอกจังหวัดกรณีเดินทางไปปฏิบัติงานของบุคลากรกองแผนงาน

-        ดูแลเกี่ยวกับงานพัสดุภายในกองแผนงาน

-        สรุปการใช้พัสดุของกองแผนงานเป็นประจำทุกเดือน

-        มีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการตัดการเบิกจ่ายเงินงบประมาณของกองแผนงาน

-        ทำหนังสือขออนุมัติค่าโทรศัพท์ให้กับผู้อำนวยการกองแผนงาน

-        ทำหนังสือขออนุมัติเบิกเงินค่าโทรศัพท์ให้กับผู้อำนวยการเป็นประจำทุกเดือน

-        ทำหนังสือขออนุมัติค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร

-        ทำหนังสือขออนุมัติเบิกเงินค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารเป็นประจำทุกเดือน

3. หน่วยงานเลขานุการ

ภาระงานรายวัน

1.       รับ-ส่ง หนังสือราชการ

                   -  คุมทะเบียนหนังสือส่งภายใน

                   -  คุมทะเบียนหนังสือรับภายใน

                   -  คุมทะเบียนหนังสือส่งภายนอก

                   -  คุมทะเบียนหนังสือรับภายนอก

                   -  คุมทะเบียน คำสั่ง ประกาศ และระเบียบต่าง ๆ

                   -  ตรวจทานเอกสาร

                   -  รายงานหนังสือรับเข้าและส่งออกให้ผู้บริหารทราบ

                   - การค้นหาและติดตามหนังสือ

                   - เสนอหนังสือกับผู้บริหารตามลำดับในการบริหาร

2.  ร่างโต้ตอบหนังสือ และพิมพ์เอกสาร

                   -  ร่างและโต้ตอบหนังสือราชการทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ที่มาถึงรองอธิการบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา

                   -  จัดพิมพ์หนังสือราชการทั้งภายในและภายนอก และเอกสารต่าง ๆ ที่มาถึงรองอธิการบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา

3. งานติดต่อประสานงานกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย

                   - ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยตามที่ได้รับมอบหมาย ผ่านทางช่องทางต่างๆ เช่น จดหมาย โทรศัพท์ โทรสาร e-mail ตามความเหมาะสม

4. งานจัดการการเดินทางไปปฏิบัติงานของผู้บริหาร

                   - ติดต่ออำนวยความสะดวกในการเดินทาง เช่น จองตั๋วเครื่องบิน จองโรงแรม จองร้านอาหาร หรืออื่นๆตามที่ได้รับมอบหมาย ทั้งในประเทศและต่างประเทศ  

- จัดทำใบขออนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงานทั้งผู้บริหารและพนักงานขับรถประจำตำแหน่ง

- จัดการค่าใช้จ่ายต่างๆในการเดินทางไปปฏิบัติงาน ทั้งผู้บริหาร ผู้ติดตาม และพนักงานขับรถ

5. การจัดเก็บและรักษาเอกสาร

                   -  เก็บสำเนาเอกสาร หนังสือภายในและภายนอก คำสั่ง ประกาศ และระเบียบต่าง ๆ โดยคัดแยกเอกสารตามหมวดหมู่หนังสือ

-  คุมลงในสมุดทะเบียนรับ ส่ง หนังสือราชการ ทั้งภายในและภายนอก                       

ตาม   หมวดหมู่หนังสือ

-  จัดเก็บสำเนาเอกสารเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่หนังสือ

-  เก็บสำเนาเอกสารหนังสือเวียน

-  ตรวจค้นเอกสาร

6. งานประสานงานกับศูนย์ประสานงานกรุงเทพมหานคร

                   -  ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ศูนย์ประสานงานกรุงเทพมหานคร ในการรับ-ส่งเอกสารเกี่ยวกับงานของฝ่ายวางแผนและพัฒนาให้กับหน่วยงานในกรุงเทพฯ เช่น สำนักงบประมาณ  สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา  ตลอดจนเอกสารส่งนายกสภามหาวิทยาลัยพะเยา และคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยพะเยา

- ประสานงานในการจัดรถของศูนย์ประสานงานกรุงเทพ ในการรับ-ส่งผู้บริหาร             ในการเดินทางไปราชการในเขตกรุงเทพ และปริมณฑล

7. ด้านการนัดหมาย ประชุม และการบันทึกแผนการปฏิบัติงาน

                   - รับนัดหมายและลงเวลาในแผนการปฏิบัติงานของผู้บริหาร

                   - อำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่นัดหมายและขอพบ

                   - อำนวยความสะดวกในการประชุม เจรจา หรือปรึกษาหารือ

                   - จัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม หรือรายละเอียดทั่วไปประกอบข้อปรึกษา เช่น แผนงบประมาณ แผนการก่อสร้าง พิมพ์เขียว แบบงานก่อสร้าง เป็นต้น

                   - เก็บรวบรวมการปฏิบัติงานของผู้บริหารเพื่อง่ายต่อการตรวจสอบย้อนหลัง

8. งานต้อนรับ รับรองแขกของผู้บริหาร ทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

                   - ให้การต้อนรับ รับรอง และอำนวยความสะดวก

                   - จัดเตรียมเครื่องดื่ม ของว่าง อาหาร ตามความเหมาะสม

                   - จัดหาสิ่งอำนวยความสะดวกตามแต่ได้รับการร้องขอเป็นกรณี เช่น คอมพิวเตอร์พกพา ปริ้นเตอร์ รหัสสำหรับการใช้งานwifi  ซีดี แฮนดี้ไดร์ฟ

                   -  ให้ข้อมูลต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ ตลอดจนนำชมมหาวิทยาลัย

9. จัดเตรียมเอกสารเพื่อประกอบการเบิกค่าใช้จ่าย

                   - จัดทำใบประกอบการเบิกค่าใช้จ่ายประกอบใบสำคัญรับเงิน

                    - จัดทำใบขออนุมัติการขอจัดเลี้ยงรับรอง

                   - จัดทำใบยืมเงินทดรองจ่าย

                   - จัดทำใบรายการเบิกค่าโทรศัพท์


ภาระงานรายเดือน

1. จัดทำเอกสารโครงการต่างๆ

                   -  จัดทำเอกสารและรูปเล่มโครงการต่างๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย เช่น โครงการจัดตั้งมหาวิทยาลัยพะเยา โครงการจัดตั้งมหาวิทยาลัยพะเยาเสนอต่อพรรคเพื่อไทย  โครงการจัดการเรียนการสอนสำหรับคนพิการ โครงการผลิตแพทย์เพิ่มเพื่อชุมชน เป็นต้น

- จัดส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องโดยไปรษณีย์ e-mail  รถของมหาวิทยาลัย รถทัวร์  มอเตอร์ไซค์รับจ้าง(กรณีปฏิบัติงานในกรุงเทพฯ)  

-  ทำลายเอกสาร

2. ด้านการจัดประชุมย่อยต่างๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

                   - จัดประชุมย่อยตามที่ได้รับมอบหมาย

                   - จัดหาสถานที่ประชุม เตรียมสถานที่ เตรียมเอกสาร

                   - ต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม และจัดเตรียมอาหารว่าง สำหรับการประชุม

 

                   - อำนวยความสะดวกกับผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งก่อน ระหว่างและหลังการประชุม

ภาระงานรายปี

1. ด้านการจัดเตรียมเอกสารและสื่อประกอบการสอน ประกอบการบรรยาย และเอกสารประกอบการประชุม ตามภาระงานสอน หรือตามที่ได้รับเชิญจากหน่วยงานภายในและภายนอก

                   -  จัดเตรียมเอกสารและสื่อประกอบการสอน ประกอบการบรรยาย และเอกสารประกอบการประชุม ตามภาระงานสอน หรือตามที่ได้รับเชิญจากหน่วยงานภายในและภายนอก ในรูปเล่มเอกสารโครงการต่างๆ  สื่อ Power Point แผ่นชีทประกอบการบรรยาย หรือ file  ทั้ง e-mail และ CD ROM ตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บริหาร  

2. จัดเตรียมเอกสารเพื่อประกอบการเบิกค่าใช้จ่าย

                   - จัดเตรียมเรื่องการจ่ายเงินภาษีของผู้บริหาร

3. งานอำนวยความสะดวกให้กับผู้บริหาร

                   - จัดเตรียมเครื่องดื่ม ของว่าง อาหารในแต่ละมื้อ ตามความต้องการของผู้บริหาร

                   - ประสานงานทั้งส่วนราชการ และเอกชนตามแต่ได้รับมอบหมาย

                   - ทำเรื่องจัดซื้อ จัดจ้าง ตามที่ได้รับมอบหมาย เช่น ช่อดอกไม้ พวงหรีด  ของที่ระลึก ตามแต่ได้รับมอบหมาย

                   - เป็นตัวแทนเดินเอกสารต่างๆ แทนผู้บริหารตามที่ได้รับมอบหมาย

4. จัดเตรียม และดูแลรักษาอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน

                   - จัดเตรียมอุปกรณ์ตามความต้องการใช้งานของผู้บริหาร และดูแลรักษาอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานให้พร้อม และเพียงพอต่อการใช้งานของผู้บริหาร    

 

5. งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย

 

         เดินทางไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด เพื่อปฏิบัติภารกิจตามแต่ได้รับมอบหมาย เช่นส่งเอกสาร ดูแลค่าใช้จ่ายและอำนวยความสะดวกในการจัดประชุม จัดเลี้ยงรับรอง ติดต่อประสานงานวิทยาลัยการจัดการ มหาวิทยาลัยพะเยา และติดต่อประสานงาน เป็นต้น

 

 

 

 

 

ข้อมูลบุคลากรงานธุรการกองแผนงาน